Gmail ile belge düzeni
Gmail’de fatura eklerini bulma ve düzenleme
Fatura eklerini ay sonunda yeniden aramak yerine, bulunacak belgeleri ve kontrol sırasını belirleyin. Bu rehber Gmail’in kendi araçlarıyla uygulanır; bir bağlantı kurmanız gerekmez.
Hazırlayan: Firmam.ai · Kaynak kontrolü:
1. Aramayı daraltın, adayları açıp kontrol edin
Aşağıdaki sorguları Gmail arama kutusuna yazabilirsiniz. PDF araması farklı dosya türlerini kapsamaz; konu araması da bütün tedarikçilerin aynı ifadeyi kullandığı anlamına gelmez. Önce birkaç bilinen belgeyle sonuçları karşılaştırın.
has:attachment filename:pdfPDF eki olan e-postaları arayın. Sonuçları açıp ilgili belgenin fatura adayı olup olmadığını kontrol edin.
has:attachment filename:pdf after:2026/10/01 before:2026/11/01E-posta tarih aralığını daraltın. Tarihleri kendi döneminizle değiştirin; belgenin üzerindeki tarihi ayrıca kontrol edin.
has:attachment subject:faturaKonusunda fatura geçen ekli iletileri arayın. Farklı konu satırlarını veya dosya biçimlerini kaçırmamak için diğer aramalarla karşılaştırın.
2. Kontrol sırasını etiketlerle görünür tutun
Bilgisayarda Gmail’in sol bölümündeki etiket alanından yeni bir etiket oluşturun. Örneğin “Belgeler / Kontrol bekliyor” adını kullanın; arama sonuçlarında ilgili iletileri seçip bu etiketi uygulayın. “Kontrol edildi” ve “Eksik bilgi” gibi ayrı durumlar, ekibinizde kimin neyi takip edeceğini netleştirmeye yardımcı olabilir.
Gmail etiketleri bir muhasebe kayıt sistemi değildir. Konuşma görünümünde yeni yanıtların etiket durumunu ayrıca kontrol edin. Listede kaynak iletiye dönüş referansını tutmak, sonradan aynı belgeyi tekrar aramanızı azaltır.
3. Tekrarlanan ayrımı bir filtreyle kolaylaştırın
Sık gelen bir belge grubunda, arama seçenekleriyle ölçütleri kurun ve önce sonuçları gözden geçirin. Ardından “Filtre oluştur” adımında kontrol etiketini uygulamayı seçebilirsiniz. Filtreyi dar bir gönderici veya konu grubunda deneyin; beklediğiniz iletilerin yakalanıp yakalanmadığını kontrol edin.
Bu akışta otomatik silme veya başka bir adrese yönlendirme gerekmiyor. Filtre yalnız seçtiğiniz Gmail işlemini otomatikleştirir; belgenin işletme ve dönem eşleşmesi ile kontrol kararı ekipte kalır.
4. Dönem kontrolünü tamamlayın
Birden fazla işletme veya şube için çalışıyorsanız, aynı listeyi işletme ve dönem bazında ayırın. Şablonu ortak bir düzenle doldurun; hesabınızdaki belgeleri veya erişim bilgilerini bilgi talebi formuna yüklemeniz gerekmez.
- Belgenin ilgili olduğu işletme ve şubeyi belirleyin.
- E-postanın geliş tarihi ile belgenin tarihini ayrı kontrol edin.
- Tedarikçiyi ve varsa belge numarasını kontrol listesine yazın.
- Aynı belgeyi başka bir iletide de görüyorsanız tekrar olarak işaretleyin.
- Eksik veya okunamayan ekler için takip sorumlusu belirleyin.
- Kontrol durumunu güncelleyin; kaynağa geri dönebileceğiniz referansı koruyun.
Sık sorulan sorular
Bu arama bütün faturalarımı bulur mu?
Arama yalnız yazdığınız koşullarla eşleşen iletileri bulur. Farklı konu satırları, dosya biçimleri ve başka kanallardan gelen belgeler için ayrıca kontrol gerekir. Sonuçların eksiksiz olduğunu varsaymayın.
Gmail etiketi mali kaydı veya muhasebe onayını değiştirir mi?
Etiket, e-postayı Gmail içinde düzenler. Belgenin kontrolü ve işletmenizdeki kayıt veya onay adımı ayrıca yürütülür. Kontrol listesindeki durum, yetkili kişinin değerlendirmesini takip etmek içindir.
Bu rehber Firmam.ai’ye otomatik aktarım açar mı?
Rehber Gmail’in yerleşik arama, etiket ve filtre araçlarını kullanır. Firmam.ai’ye erişim verme veya veri aktarma adımı içermez. İşletmenizin bağlantı ihtiyacını ayrıca değerlendirebiliriz.
Kontrol listesini indirmek için e-posta vermem gerekiyor mu?
CSV şablonunu doğrudan indirebilirsiniz. İndirme veya bilgi talebi bülten aboneliği oluşturmaz.
Belgeden kayıt önerisine geçiş
Gmail’deki düzeni kurduktan sonra işletme ve dönem eşlemesi ile son kullanıcı onayının nasıl ilerlediğini inceleyin. Otomatik bağlantının kapsamı ayrıca doğrulanır.
Belge kayıt ve onay senaryosunu incele →Belgenin geldiği kaynağa göre başlayın
Bu rehberler kontrol düzenini anlatır. Paraşüt ve eLogo için Firmam.ai bağlantısının güncel canlı kabulü henüz doğrulanmadı; Gmail rehberi Gmail’in kendi araçlarıyla uygulanır.
Gelen belgeden kontrol sırasına
eLogo rehberini oku →E-posta eklerini düzenleyin
Gmail rehberini oku →Kaynaklar
- Google: Gmail aramasını daraltma
- Google: Gmail etiketlerini oluşturma ve yönetme
- Google: Gelen e-postalar için filtre oluşturma
Arama, etiket ve filtre adımları Google’ın yardım belgelerine dayanır. İşletme ve dönem kontrol listesi, Firmam.ai’nin önerdiği manuel çalışma düzenidir.